Am 25. Mai 2018 hat die Europäische Union ihre Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten erhöht. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stärkt die Rechte von natürlichen Personen und verschärft die Pflichten von Unternehmen, die solche Daten erheben und verarbeiten.

Zweck dieser Erklärung ist es, die Living Actor-Kunden auf ihre Verpflichtungen im Rahmen der DSGVO aufmerksam zu machen und sie über die Auswirkungen zu informieren, die die neue Verordnung bei der Living Actor-Installation auf Rechnern von Endnutzern hat.

 

Ist Ihr Unternehmen betroffen?

Wenn Sie Living Actor Assistant oder Living Actor Chat nutzen, dann sind Sie grundsätzlich von der DSGVO betroffen. Denn Living Actor ist eine Plattform, auf der Sie über eine Chat-Schnittstelle die Fragen von Personen beantworten und Informationen von diesen einholen können.

Zwar stellen die Nutzer solche Daten allgemein freiwillig zur Verfügung, dennoch trifft auf die Daten die Definition von persönlicher Information in der Verordnung zu. Daher müssen Sie die Einhaltung dieser Verordnung sicherstellen. Im vorliegenden Dokument unterscheiden wir 3 Arten von Personen, die betroffen sein können:

  • Endnutzer oder Nutzer: Jeder, der über eine Living Actor-Schnittstellenkomponente mit einem Anwender (Living Actor Chat) oder einem virtuellen Assistenten (Living Actor Assistant) interagieren kann
  • Beitragender: Jeder, der Zugang zur Living Actor-Plattform hat, um Daten und Anwender zu verwalten und daher auf personenbezogene Daten von Endnutzern zugreifen kann
  • Anwender: Jeder mit Zugang zum Living Actor Chat-Produkt, der im Chat mit dem Endnutzer kommunizieren kann

 

Wer ist verantwortlich für die Daten?

Ihr Unternehmen hat die Kontrolle über die personenbezogenen Daten, die auf Ihrer Living Actor-Plattform gespeichert sind, unabhängig davon, wo diese Daten gehostet werden (in der Cloud oder auf Ihren eigenen Servern) und wofür sie gebraucht werden.

Wenn Sie mit Living Actor einen Abonnementvertrag haben, dann handeln wir als ein Verarbeiter, da wir diese Daten mitunter hosten. Wir stellen aber auch die Software bereit, die verwendet wird. Daher unterliegen wir den Pflichten aus Artikel 28 der Verordnung.

Als Verarbeiter haben wir auch die Pflicht, Sie bei der Einhaltung der Verordnung zu unterstützen. Zusätzlich zu den Empfehlungen in diesem Dokument steht Ihnen unser Support zur Verfügung, wenn Sie weitere Informationen oder eine Folgenabschätzung zu personenbezogenen Daten benötigen.

Unsere Fachleute und Berater kennen die Datenschutz-Thematik und sind darin geschult. Sie können sich daher um Ihre Fragen bezüglich unserer Software kümmern und hierzu Beratung und Lösungen anbieten.

 

Was Sie über Living Actor-Produkte wissen müssen

Living Actor Cookies

Living Actor setzt Cookies für technische Zwecke auf den Rechnern des Endnutzers und denen der Beitragenden und Anwender. Die folgende Tabelle listet den Zweck dieser Cookies und ihre Lebensdauer auf:

Produkt

Herkunft des Cookies

Betroffene Person

Zweck des Cookies

Dauer

Living Actor Assistant

Living Actor

Endnutzer

Beitragender

Position der Benutzeroberfläche halten

Während der Sitzung

Living Actor Assistant

Living Actor

Endnutzer

Beitragender

Ermitteln, ob Endnutzer bereits eine Benachrichtigung abgespielt hat

1 Monat

Living Actor Assistant

Living Actor

Endnutzer

Beitragender

Ermitteln, ob Endnutzer bereits eine Benachrichtigung abgespielt hat

1 Monat

Living Actor Assistant

Living Actor Chat

Google Analytics

Endnutzer

Beitragender

Cookies vom Typ „_utm“, um den Beitragenden zu ermitteln und die Navigation zu erleichtern

max. 2 Jahre

Living Actor Chat

Living Actor

Endnutzer

Von Endnutzer besuchte Seite ermitteln

1 Jahr

Living Actor Chat

Living Actor

Endnutzer

Endnutzer-ID mit zufälliger Zeichenkette

1 Jahr

Living Actor Chat

Living Actor

Endnutzer

Sitzungs-ID mit zufälliger Zeichenkette

1 Jahr

Speicherung Ihrer Daten in Living Actor Assistant

Living Actor Assistant speichert Inhalt, den Sie in Wissensdatenbanken erstellen. Das Team von Living Actor kann bei Bedarf oder auf Ihre Anfrage hin auf diese Daten zugreifen, um Unterstützung zu leisten oder Wartungsarbeiten durchzuführen.

Living Actor Assistant speichert Nutzereingaben lediglich anonym. Unterhaltungen werden gar nicht gespeichert, außer wenn der Living Actor Assistant mit Living Actor Chat im Betreuungsmodus genutzt wird.

Living Actor übermittelt unter keinen Umständen Ihre Daten an Dritte, außer an die im Kapitel Wie werden die Daten verarbeitet? genannten Unterauftragnehmer.

Die Daten von Living Actor Assistant werden für die Dauer des Vertrags gespeichert oder auf Ihre Anfrage hin auch eher gelöscht.

Speicherung Ihrer Daten in Living Actor Chat

Living Actor Chat speichert Unterhaltungen zwischen dem Anwender und dem Endnutzer anonym, es sei denn, Sie haben ein System angebunden, das den Nutzer identifiziert, oder Sie erfragen persönliche Daten während der Unterhaltung.

Wenn Sie Living Actor Chat im Betreuungsmodus mit Living Actor Assistant nutzen, dann hat der Anwender Einblick in die Interaktionen zwischen Nutzer und Living Actor Assistant und speichert die Interaktionen der entsprechenden Sitzung mit dem Assistenten.

Auf der Benutzeroberfläche kann der Nutzer jederzeit die Unterhaltung mit dem Anwender über das Symbol „Drucker“ aufrufen.

Auf Anfrage unseres Verkaufsteams hin können wir bei der Benutzeroberfläche eine Schaltfläche hinzufügen, über die man rechtliche Hinweise aufrufen kann und die Möglichkeit bekommt, die Löschung von Daten anzufordern.

Unterhaltungen durch Living Actor Chat mit dem Endnutzer können für 2 Jahre gespeichert oder auf Ihre Anfrage hin auch eher gelöscht werden.

Accounts mit Anwender-IDs werden für die Dauer des Vertrags aufrechterhalten oder auf Ihre Anfrage hin auch eher gelöscht.

 

Datensicherheit

Der Zugang zu den Accounts ist durch ein verschlüsseltes Passwort gesichert. Sie sollten dennoch sicherstellen, dass Ihre Beitragenden und Anwender ihr Passwort zur Sicherung ihrer Daten ändern können, sobald sie Grund zur Annahme haben, dass das Passwort nicht mehr sicher ist. Das Zurücksetzen des Passworts ist eine Standardfunktion in Living Actor-Produkten, die grundsätzlich von der Login-Seite aus erreichbar sein sollte.

Abgesehen vom Passwort werden die Daten nicht verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Falls Sie Ihre eigene Instanz hosten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Datenbankmanagementsysteme ausreichend geschützt sind.

Und schließlich erfordert der Zugang zu den Dienstleistungen den Einsatz des HTTPS-Protokolls, das die Daten bei der Übertragung zwischen Browser und Server verschlüsselt. Unsere Cloud-Hosting-Anbieter sind OVH, Google oder Amazon, deren Verpflichtungen zur DSGVO-Einhaltung Sie hier einsehen können:

Unsere Cloud-Hosting-Unterauftragnehmer sind zur optimalen Infrastruktursicherheit verpflichtet, die auch das Vorhandensein von Sicherheitsregelungen für Informationssysteme und die Erfüllung von aus verschiedenen Standards und Zertifizierungen entstehenden Anforderungen (PCI DSS-Zertifizierung, ISO/IEC 27001, Zertifizierung SOC 1 Typ 2 und SOC 2 Typ 2, usw.) einschließt.

 

Was sind die persönlichen Daten?

Bei Living Actor Assistant handelt es sich hautpsächlich um folgende persönliche Daten:

  • Zugangsdaten zu den Accounts Ihrer Beitragenden: Familienname, Vorname, E-Mail-Adresse
  • Angaben, die in dem von Living Actor bereitgestellten Formular einzutragen sind, das Sie in Ihren Szenarien einsetzen können. Dieses Formular beschränkt sich auf: Familienname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Unternehmensname. Der Nutzer kann freie Eintragungen in einem Kommentarfeld vornehmen.
  • Jegliche Art persönliche Daten, über die Sie die Nutzer in den Szenarien informieren oder die sie dort von ihnen erfragen.

Bei Living Actor Chat handelt es sich hautpsächlich um folgende persönliche Daten:

  • Zugangsdaten zu den Accounts Ihrer Beitragenden: Familienname, Vorname, E-Mail-Adresse, Pseudonym, gesprochene Sprachen und projektbezogene Kompetenzen
  • Jegliche Art persönliche Daten, über die Sie die Nutzer während der Unterhaltung informieren oder die Sie von ihnen erfragen

 

Wie werden die Daten verarbeitet?

Verarbeitung persönlicher Daten

Living Actor nutzt keine persönlichen Daten von Ihren Nutzern, Beitragenden und Anwendern und übermittelt keine solchen Daten an Dritte ohne Ihr Wissen. Als Softwarehersteller sind wir verpflichtet, die Daten, die wir hosten, direkt zu schützen und dies auch Ihnen zu ermöglichen, wenn Sie diese Daten selbst hosten.

Bitte seien Sie aber vorsichtig, wenn Sie Add-Ons installiert oder angebunden haben, die nicht von Living Actor stammen. Wir können nicht sicherstellen, dass auf der Plattform installierte Software von Dritten keinen Zugang zu den oben genannten Daten hat.

Die Daten werden entweder von den Administratoren oder den Nutzern selbst eingegeben oder durch ein SSO Add-On oder ein Active Directory mit einem Unternehmensverzeichnis synchronisiert. Im Rahmen der DSGVO soll der Synchronisierungsprozess in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten protokolliert werden, das Sie auf Anfrage zur Verfügung stellen können müssen.

Als Bestandteil unseres Hosting-Angebots wird eine Datensicherung durchgeführt. Der Vorgang umfasst unterschiedslos alle Daten, damit sie nach Störfällen wiederhergestellt werden können. Diese Datensicherungen werden täglich durchgeführt und für bis zu 60 Tage in einer redundanten und separaten, sicheren Infrastruktur gespeichert.

Verarbeitung anderer Daten

In einigen Fällen übermittelt Living Actor bestimmte Daten automatisch an Unterauftragnehmer, damit das Produkt ergänzt werden kann.

Living Actor Assistant bietet die Stimmerzeugung über Acapela an, mittels derer die Texte Ihrer Wissensdatenbanken in Audiodateien umgewandelt werden. Diese Dienstleistung wird als SaaS-Version über die VaaS-API zur Verfügung gestellt und in Europa oder auf Ihren Servern gehostet.
http://www.acapela-group.com/company/personal-data-gdpr/

Auf Ihre Anfrage hin und während der Laufzeit unserer geschäftlichen Vereinbarungen können wir den Google Translate Übersetzungsservice anbinden, um Ihre Wissendsdatenbanken in Living Actor Assistant oder Unterhaltungen zwischen Anwendern und dem Endnutzer in Living Actor Chat zu übersetzen. Wir nutzen die Google Translate API. Möglicherweise werden Ihre Daten außerhalb Europas übermittelt. https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms.

 

Informieren Sie Ihre Nutzer

Sie müssen Ihre Nutzer über die Zwecke informieren, zu denen Sie ihre persönlichen Daten erheben.

Cookies in Ihren Webanwendungen

Sie integrieren die Komponenten Living Actor Assistant und/oder Living Actor Chat in Ihre Webanwendungen. Wie bei jeder Anwendung müssen Sie Ihre Nutzer informieren, bevor Cookies eingesetzt oder gelesen werden. Living Actor Cookies sind jedoch technische Cookies und daher von der Zustimmung der Nutzer ausgenommen.

Beitragende und Anwender mit Zugang zur Plattform

Sobald sie sich mit dem Produkt verbinden, werden Beitragende und Anwender Ihrer Projekte aufgefordert, die rechtlichen Hinweise zum Gebrauch von persönlichen Daten zu lesen und zu akzeptieren.

Als Teil von Living Actor sind die Profilangaben nur dazu da, die digitale Identität der Person im System darzustellen. Sie werden im Zusammenhang mit kollaborativen und sozialen Funktionen hauptsächlich zum Zweck der Darstellung (um identifiziert, erkannt und kontaktiert zu werden und um Beiträge zuordnen zu können) und Interaktion (Chat, Erwähnung, Kommentar, usw.) genutzt. Bei Anwendern verbleibt die sonstige Information im Profildokument und wird in einer Datenbank registriert, damit Personen entsprechend ihren Kompetenzen gefunden werden können.

Ihre Nutzer von Living Actor Assistant

Wenn Sie persönliche Daten durch Living Actor Assistant ermitteln, sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihre Nutzer darüber informiert werden. Hierfür können Sie in Living Actor Assistant drei Wege nutzen:

  • Szenario zur Erhebung persönlicher Daten: Fordern Sie den Besucher zu Beginn der Sequenz zur Zustimmung auf (Einverständniserklärung), damit Sie die Daten, die Sie erheben möchten, aufbewahren können.
  • “Credit” Sequenz: (Fragen Sie bei Living Actor an, damit diese Sequenz für DSGVO-Zwecke freigeschaltet wird.) Bearbeiten Sie die Sequenz, um den Zugang zu rechtlichen Hinweisen zu vereinfachen, die der Nutzer benötigt, um seine Zustimmung geben zu können:
    • Identität des und Angaben zum Datenverantwortlichen
    • Information zum Datenschutzbeauftragten
    • Zweck und rechtliche Grundlage der Verarbeitung persönlicher Daten
    • Empfänger der persönlichen Daten
  • Formular: Sie können eine Sequenz mit eingebundenem Formular erstellen für den Fall, dass ein Nutzer die Löschung der erhobenen Daten anfordern möchte.

Ihre Nutzer von Living Actor Chat

Wenn Sie persönliche Daten durch Living Actor Chat erheben, dann sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihre Nutzer darüber informiert werden. Hierzu können Sie Standardantworten auf der Konsole einrichten:

  • Standardantwort/-einstieg: Passen Sie die Antwort an, damit die Zustimmung des Nutzers (Einverständniserklärung) zur Speicherung der Unterhaltung sowohl einfacher gegeben als auch angefordert werden kann und auch die Mitteilung, dass der Nutzer die Löschung von Daten auf dem Server anfordern kann, einfacher erfolgen kann.
    • Falls Sie den Betreuungsmodus nutzen, fordern Sie auch die Zustimmung für die Vorschau auf Ihre Aktivität mit Living Actor Assistant an.

 

Ausübung der Nutzerrechte

Ihre Beitragenden und Anwender, die sich mit dem Living Actor-Produkt (Assistant oder Chat) verbinden, haben das Recht auf Zugang zu ihren persönlichen Daten und deren Berichtigung. Zur Ausübung dieser beiden Rechte können diese Nutzer auf der Profilseite oder unter My Account alle Felder abändern.

Ein Projektadministrator hat das Recht, Beitragende und Anwender zu entfernen, indem er den Account des Beitragenden oder des Anwenders löscht. Achtung: Hierdurch wird der Zugang zur Plattform für den entsprechenden Nutzer endgültig und unwiederbringlich gesperrt.

Ein Living Actor Administrator hat das Recht, über ein Living Actor-Formular erhobene Daten zu löschen oder zu berichtigen. Sie müssen dann ein Ticket zu „persönlichen Daten“ beim Living Actor Support Team aufmachen, um die gewünschte Information innerhalb von 15 Tagen ab Anfragedatum zu erhalten.

 

Noch Fragen?

Wir nehmen Datenschutz besonders ernst und lassen beim Design unserer Software, bei unseren internen Abläufen und beim Training unserer Teams äußerste Sorgfalt walten, so dass Sie von unseren Dienstleistungen in vollständiger Sicherheit und unter Einhaltung der Verordnung profitieren können. Für sonstige Anfragen in Bezug auf die Vertraulichkeit von Daten können Sie jederzeit unseren Datenschutzbeauftragen unter DPO@livingactor.com kontaktieren.